HubSpot automatisering instellen
als klein bedrijf.
Wat je in de gratis laag werkelijk kunt en waar de goedkoopste betaalde laag ophoudt, welke velden en pipelines je aanmaakt, de vijf automatiseringen die bij een klein team renderen, en wanneer HubSpot te zwaar is voor wat je doet.
Q1Is de gratis laag genoeg om te beginnen?+
Q2Koppelt het met een maatwerkwebsite?+
Wat je in de gratis laag werkelijk kunt
De gratis laag is geen proefversie met een tijdslot, het is een compleet klein CRM. Je krijgt contacten en bedrijven, deals in één pipeline, taken en notities, het loggen en volgen van e-mail vanuit je eigen mailbox, een planlink voor afspraken, formulieren en een chatvenster, plus e-mailverzending met HubSpot-branding en een maandlimiet.
Wat er niet in zit is het stuk waar dit artikel over gaat: de workflow-engine met vertakkingen, vertragingen en voorwaarden. In de gratis laag beperkt automatisering zich tot opvolging op een formulier en interne meldingen. In de goedkoopste betaalde laag komt daar vooral bij: de branding eraf, eenvoudige automatisering, meer eigen eigenschappen en meer dan één pipeline. De volledige workflow-engine, verplichte velden per dealstadium en serieuze rapportage zitten in de laag daarboven.
Drie mechanismen bepalen wat je uiteindelijk betaalt, los van het tarief. Eén: marketingcontacten. Je rekent niet af over alles wat in je CRM staat, maar over de contacten die je als marketingcontact markeert. Iedereen die je nooit een campagne stuurt kun je op niet-marketing zetten, en die schakelaar is in de praktijk het verschil tussen een betaalbare en een onaangename rekening. Twee: seats. Je betaalt per gebruiker met bewerkrechten; meekijken kan vaak zonder betaald seat. Drie: de laag waarin je vastloopt. Eén ontbrekende functie kan je naar een aanzienlijk duurdere laag duwen. Weet daarom vóór je tekent welke functie dat bij jou zou zijn.
Welke velden en pipelines je aanmaakt
De meestgemaakte fout bij de inrichting is nieuwe velden aanmaken die al bestaan. HubSpot heeft standaard Lifecycle stage, Lead status, Original source, Contact owner en Deal stage. Gebruik die, en schrijf op wat elke waarde bij jullie betekent. Een eigen veld voeg je alleen toe als je die betekenis nergens kwijt kunt.
| Veld | Standaard of eigen | Waarvoor | Voorbeeldwaarden |
|---|---|---|---|
| Lifecycle stage | Standaard | Waar iemand in de reis zit. Gebruik minder waarden dan HubSpot aanbiedt: alleen wat je kunt definiëren. | Lead, gekwalificeerd, klant |
| Lead status | Standaard | Wat sales met deze lead doet. Dit is het veld dat je dagelijks aanraakt. | Nieuw, gebeld, gesprek gepland, geen interesse |
| Original source | Standaard | Waar iemand vandaan kwam. Niet zelf namaken, en niet overschrijven bij een tweede bezoek. | Organisch, verwijzing, direct |
| Past bij ons | Eigen, keuzelijst | Handmatig oordeel na het eerste gesprek. Dit is de basis van elke latere scoring. | Ja, deels, nee |
| Aanleiding | Eigen, tekst | Waarom neemt deze partij nu contact op. Dit is de zin waar je marketing van leert. | Vrij tekstveld |
| Grondslag en datum | Eigen | Waarom je deze persoon mag mailen, en sinds wanneer. Achteraf niet te reconstrueren. | Toestemming formulier, klantrelatie |
| Bedrijfsgrootte, sector | Standaard, op het bedrijf | Op het bedrijfsrecord zetten, niet op elke contactpersoon apart. | Aantal medewerkers, branche |
Voor de pipeline geldt: vijf of zes stadia, elk genoemd naar iets wat je kunt zien gebeuren, met een uitstapcriterium dat je kunt uitleggen. "Aanvraag binnen" (er is een formulier of een appje), "Gesprek gepland" (de datum staat), "Scope besproken" (je weet wat er moet gebeuren), "Offerte verstuurd" (de dealwaarde is het offertebedrag), "Gewonnen" en "Verloren" met een verplichte verliesreden. Stadia als "warm" of "interesse" zijn gevoelens: twee mensen zetten ze verschillend en je forecast wordt fictie.
Eén pipeline, totdat een tweede proces echt anders loopt, bijvoorbeeld nieuw werk naast doorlopend onderhoud. Twee pipelines met dezelfde stadia zijn twee keer onderhoud en één keer verwarring.
De eerste automatiseringen die renderen
1Elke aanvraag krijgt een eigenaar+
2Bevestiging naar de aanvrager+
3Deal aanmaken bij een gekwalificeerde aanvraag+
4Interne melding bij een stadiumwissel+
5Opruimen als vaste stap+
Waar het misgaat bij een klein team
Wanneer HubSpot te zwaar is
- Je hebt een handvol klanten per jaar. Dan wint een tabel met vijf kolommen die je écht bijhoudt van een CRM dat je niet opent. Zie ook CRM voor freelancers en kleine bureaus.
- Je werk is projectgedreven. Als een deal in de praktijk een project is en het echte werk in planning en facturatie zit, dan past een projecttool met een lichte salesmodule beter dan een CRM met een projectmodule erbij.
- De waarheid staat in je eigen product. Bij product-led SaaS zitten de signalen die ertoe doen in je database en in je product-analytics, niet in een CRM. Meet daar (bijvoorbeeld met PostHog) en houd het CRM klein.
- Je koppelingen moeten twee kanten op schrijven. Zodra HubSpot moet terugschrijven naar je eigen database, is het API-werk en het onderhoud daarvan vaak duurder dan het abonnement. Reken dat mee vóór je kiest.
- Je gebruikt één van de tien modules. Dan betaal je voor een suite en gebruik je een adresboek. Pipedrive, een eigen tabel met n8n erachter, of gewoon blijven bij wat je hebt zijn eerlijke alternatieven.
Veelgestelde vragen
Q1Wanneer stap ik van gratis naar betaald?+
Q2Wat doe ik met mijn bestaande contactenlijst?+
Q3Lead scoring met een klein team?+
Q4Hoe houd ik het CRM na drie maanden levend?+
Q5Kan ik later weg bij HubSpot?+
Hoe we dit in twee weken inrichten
Week één: velden en pipeline. We schrijven eerst op wat elk stadium betekent en welke velden we gebruiken, ontdubbelen daarna de bestaande lijst, zetten de marketingcontacten goed en koppelen de mailbox. Week twee: de vijf automatiseringen hierboven, het formulier op de site, en de interne melding in Slack of Teams. Daarna een half uur per week, met één eigenaar, tot het draait.
Wat we niet doen is veertig workflows opleveren die er goed uitzien in een oplevering en na een maand worden uitgezet. Wil je dit laten inrichten of laten opruimen, dan staat op de pagina over marketingautomatisering wat dat inhoudt en hoe de prijs tot stand komt.